Egal ob vom Rechner zuhause oder in der Bahn vom Smartphone aus, ob mitten in der Nacht oder zum Frühstück – durch die ständige und ortsunabhängige Abrufbarkeit sind E-Mails bestens als Kommunikationsmittel geeignet. Gerade mit weit entfernten Familienangehörigen und Freunden lassen sich so kostengünstig Informationen und Erfahrungen austauschen, aber wie gelangt die digitale Post vom Absender zum Empfänger?
Technisch betrachtet ist die E-Mail eine digitale Datenübertragung von einem Standort zum anderen. Sie gleicht vom Ablauf dem Versand einer Postkarte. Das Versenden der Nachricht funktioniert mit Hilfe des Simple Mail Transfer Protocols (SMTP). Dieses hilft dabei, eine E-Mail vom heimischen Rechner auf die Server des jeweiligen E-Mail-Anbieters zu übertragen. Dort wird der Bestimmungsort durch die E-Mail-Adresse des Empfängers ermittelt. Diesen Vorgang kann man sich vorstellen wie das Abschicken einer Postkarte: Sie gelangt zunächst in ein Briefzentrum, wird dort sortiert und an ihren Bestimmungsort versandt. Ähnlich sind die Abläufe in der digitalen Welt: Der eigene E-Mail-Anbieter schickt die Mail nach Posteingang weiter an den E-Mail-Anbieter des Adressaten. Bis zum Abruf durch den Empfänger wird sie dann dort gespeichert.
Die Mailbox leeren – viele Wege führen zur Postkarte
Bei der E-Mail gibt es allerdings unterschiedliche Möglichkeiten der Briefkastenleerung. Wenn man seinen Webmail-Account nutzt (z. B. von Yahoo! Mail, Web.de, GMX, AOL, Hotmail, T-Online), liest und löscht man den Inhalt seines Briefkastens direkt auf dem Anbieter-Server. Wenn man seine Post nicht im Internet belässt, sondern mittels eines Programms wie Thunderbird oder Outlook die E-Mails auf den Computer überträgt, nutzt man das sogenannte POP3-Protokoll (Post Office Protocol – 3. Version). Die Post wird dann aus dem Briefkasten geholt und zuhause auf dem Computer gespeichert.
Eine andere Möglichkeit bietet das IMAP-Protokoll (Internet Message Access Protocol). Mit ihm synchronisieren sich der digitale Briefkasten beim E-Mai-Anbieter und der heimische Computer beim Abrufen der Mails. Löscht man beispielsweise eine E-Mail zuhause, wird sie auch beim E-Mail-Anbieter entfernt. Der Postbestand am heimischen Computer und beim Provider ist somit immer gleich. Die Nutzung des IMAP-Protokolls ist daher vergleichbar mit der Nutzung einer Postanschrift für die ganze Familie. Lässt man eine Kopie der Postkarte im Briefkasten liegen, kann jedes Familienmitglied auf sie zugreifen, kann sie lesen und sehen, dass bereits jemand anderes sie angesehen hat.
Großer Nachteil des IMAP-Verfahrens: Der Speicherplatz beim E-Mailanbieter muss sehr groß sein, um alle E-Mails dauerhaft speichern zu können. Zudem ist die ganze Korrespondenz auf dem Anbieter-Server gespeichert und kann bei einem Verlust der Daten nicht wieder hergestellt werden.
Die E-Mail ist eine digitale Datenübertragung von einem Standort zu einem anderen.
